6 Cara Efektif Mengatasi Selisih Stok Barang Di Gudang

Ada banyak sekali permasalahan yang bisa kita temui dalam mengelola stok barang di gudang, salah satunya yaitu terjadinya selisih stok barang di gudang Ketika melakukan stock opname, biasanya hal ini terjadi ketika ada perbedaan angka data pemeriksaan fisik dan data computer.

Jika hal ini dibiarkan, maka kegiatan operasional perusahaan akan terganggu. Bahkan jika proses stock opname tidak sesuai risiko kerugian pun bisa terjadi.

Penyebab Selisih Stok Barang

• Tidak melakukan Pengecekan barang secara rutin

Salah satu penyebab terjadinya selisih barang yang kerap terjadi dalam sistem pergudangan adalah kurangnya melakukan pengecekan antara pencatatan barang dengan stok fisik barang di gudang.

Beberapa perusahaan bahkan menerapkan batas toleransi selisih stok barang pada karyawannya. Jika batas tersebut melebihi dari ketentuan, nantinya akan berdampak pada penilaian kinerja dari karyawan tersebut.

Penyesuaian persediaan barang yang ada dengan stok fisik harus dilakukan secara berkala untuk mencegah terjadinya selisih stok barang serta menghambat kelancaran bisnis Anda. Bayangkan jika stok barang dalam toko marketplace Anda tidak sesuai dengan stok fisik di gudang? Tentu akan berdampak pada kepuasan pelanggan terhadap bisnis Anda.

• Pengelolaan Masih Dilakukan Secara Manual

Dengan semakin berkembangnya teknologi, para pemilik usaha perlu untuk mempertimbangkan menggunakan bantuan teknologi dalam hal mengurus stock opname barang, seperti penggunaan barcode scanner dan printer label barcode. Hal ini untuk meminimalisir terjadinya human error yang mengakibatkan kesalahan pada perhitungan barang.

• Proses Pengiriman dan Penerimaan Barang

Penyebab lainnya yang dapat menyebabkan selisih stock barang adalah pencatatan data akan barang yang diterima dan keluar tidak sesuai.

Karena itu, pencatatan barang yang keluar atau masuk harus dicatat dengan benar agar tidak terjadi adanya perbedaan data yang diterima sehingga, persediaan barang bisa terpantau dengan baik.

• Kurangnya Pengecekan Fisik

Salah satu penyebab umum yang kerap terjadi adalah, kurangnya pengecekan fisik untuk stock barang yang dimiliki. Barang yang tersimpan di Gudang tidak selama akan berada dalam kondisi yang baik karena, ada nilai penyusutan yang terjadi atau barang rusak.

Masalah ini bisa diatasi dengan pengecekan fisik secara teratur sehingga, pihak Gudang bisa menghitung barang yang tidak layak jual.

Cara Mengatasi Selisih Stok Barang Di Gudang

1. Melakukan Penataan Barang

Cara untuk mengatasi selisih stok barang yang pertama adalah dengan melakukan pemetaan barang untuk mempermudah Anda melakukan stok opname barang di gudang. Jika barang sudah ditata dengan baik sesuai dengan kategori dari barangnya, maka proses stock opname juga akan berjalan dengan lancar.

Selain itu, menata gudang dengan baik juga akan membantu Anda untuk mengecek kondisi barang, apakah barang tersebut layak untuk dijual atau tidak. Berikan pula stiker atau label pada setiap rak barang untuk mempermudah staff gudang dalam melakukan perhitungan stock opname.

2. Buat Denah Gudang Penyimpanan

Salah satu cara lainnya yang bisa Anda terapkan untuk mengatasi selisih pada stok opname adalah dengan membuat denah gudang penyimpanan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah staff gudang dalam menemukan letak barang yang disimpan, terlebih lagi jika Anda memiliki gudang yang besar dengan berbagai jenis barang.

Denah tersebut juga akan berguna pada saat melakukan perhitungan dan memperkirakan bagian-bagian mana yang telah dihitung dan ditandai sehingga tidak perlu mengecek di tempat yang sama berulang kali.

3. Memberi Tanda pada Setiap Rak

Salah satu tips yang bisa Anda terapkan untuk mempermudah proses perhitungan dan pencatatan barang adalah dengan memberi tanda berupa label atau stiker pada rak barang. Hal ini berfungsi untuk mempermudah staff menemukan barang serta mengenali barang yang terpisah dari tempatnya.

Memberikan label nama pada setiap rak juga akan mempermudah proses packing barang. Staff gudang tidak perlu mengelilingi gudang untuk mencari barang yang dibutuhkan, sehingga mempersingkat waktu dalam pengerjaanya.

4. Melakukan Stock Opname Secara Rutin

Langkah selanjutnya yang bisa Anda lakukan sebagai cara mengatasi stok minus pada barang adalah dengan melakukan perhitungan secara rutin. Waktu yang harus dihindari dalam melakukan stock opname adalah dengan rentang waktu yang cukup lama misal 6 bulan sekali atau bahkan setahun sekali.

Anda dapat memberikan tugas daily worker stock opname setiap harinya kepada para staff gudang Anda. Daily worker stock opname adalah tugas yang diberikan oleh pemilik perusahaan kepada staff gudang dalam hal mengecek barang sesuai dengan ketersediaan barang di gudang untuk meminimalisir terjadi kesalahan perhitungan.

Selain itu, Anda juga dapat membuat contoh berita acara selisih stok barang untuk kemudian  melakukan pengecekan secara rutin terhadap jumlah stok barang fisik yang tersedia di gudang dengan pencatatan.

Contoh stock opname harian dapat Anda lakukan dengan membuat tabel secara manual atau dengan menggunakan sistem manajemen pergudangan agar proses perhitungan dan pencatatan barang akan jauh lebih optimal dan akurat.

5. Menggunakan Teknologi

Cara berikutnya untuk mengatasi selisih stok barang Anda bisa memanfaatkan teknologi seperti penggunaan label barcode pada setiap barang. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pencatatan stok barang dan meminimalkan kesalahan manusia, Selain itu juga dapat memudahkan pelacakan barang berdasarkan kode barcode yang sudah pada.

6. Evaluasi kinerja

Cara selanjutnya yaitu terus melakukan evaluasi kinerja karyawan secara teratur untuk memastikan, apakah proses pengelolaan stok barang di gudang sudah berjalan dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan lagi.

Dengan memanfaatkan teknologi barcode tentunya akan membantu Anda dalam mengontrol stok gudang dan proses stock opname menjadi lebih cepat, Karena fungsi yang paling utama dari barcode adalah menyimpan seluruh informasi terkait suatu produk ataupun berbagai barang yang sudah diberikan label barcode, seperti tanggal kadaluarsa produk, kode produksi, dan juga nomor identitas produk.

Selain itu Anda juga bisa menggunakan printer label barcode dari Postek atau Kassen sebagai pilihan untuk mendukung bisnis Anda agar menjadi lebih baik lagi. Kualitas lebih terjamin, harga bersaing, dan sudah bergaransi resmi yang meliputi Garansi sparepart 2 tahun dan Garansi service seumur hidup.